Segnalazione illeciti – Whistleblowing

1) Premessa

La presente informativa:

• è rivolta a tutti i soggetti che si rapportano con JHT Italia e sono legittimati alla segnalazione di eventuali illeciti aziendali in cui fossero direttamente coinvolti o di cui fossero venuti a conoscenza
• ha lo scopo di informare i potenziali soggetti segnalanti in maniera chiara e sintetica sul canale di segnalazione messo a disposizione per il cd. whistleblowing, sul suo meccanismo di funzionamento, sull’iter procedurale, sui termini di riscontro e sull’osservanza delle disposizioni di legge in materia da parte della Società.

La presente informativa è messa a disposizione e a conoscenza dei potenziali interessati attraverso:

• la pubblicazione sul sito johnsonstore.it così da esser resa ai soggetti esterni e messa a disposizione dei lavoratori
• l’affissione nelle bacheche aziendali

2) Segnalazioni ammesse

Per segnalazione si intende qualsiasi notizia/informazione avente ad oggetto potenziali reati o condotte illecite e, più in generale, qualunque comportamento, atto od omissione contrario alle disposizioni normative, nazionali o dell’Unione europea, alle previsioni delle Procedure adottate dalla Società, ai principi del Codice Etico e delle Politiche di JHT Italia, che ledono l’interesse pubblico o l’integrità della Società, di cui il Segnalante sia venuto a conoscenza nel contesto lavorativo di JHT Italia.

A titolo esemplificativo le segnalazioni possono riguardare fatti o situazioni in grado di arrecare un danno o un pregiudizio a JHT Italia, quali ad esempio:

• condotte illecite rilevanti ai sensi del Decreto 231
• comportamenti perseguibili sotto il profilo legale (penalmente rilevanti o soggetti a sanzioni amministrative)
• comportamenti in grado di arrecare danni o pregiudizi patrimoniali, d’immagine o alle altre risorse di JHT Italia
• comportamenti in grado di comportare danni per l’ambiente, la salute e la sicurezza delle risorse, dei clienti, dei fornitori o dei cittadini in genere, la protezione dei dati personali e la sicurezza delle reti e sistemi informativi.

Non possono, invece, costituire oggetto di Segnalazioni:

• le contestazioni, rivendicazioni o richieste legate a un interesse di carattere personale della persona segnalante o della persona che ha sporto una denuncia all’autorità giudiziaria o contabile che attengono esclusivamente ai propri rapporti individuali di lavoro o di impiego pubblico, ovvero inerenti ai propri rapporti di lavoro o di impiego pubblico con le figure gerarchicamente sovraordinate
• le segnalazioni di violazioni laddove già disciplinate in via obbligatoria dagli atti dell’Unione europea o nazionali indicati nella parte II dell’allegato al presente decreto ovvero da quelli nazionali che costituiscono attuazione degli atti dell’Unione europea indicati nella parte II dell’allegato alla direttiva (UE) 2019/1937, seppur non indicati nella parte II dell’allegato al presente decreto (servizi, prodotti e mercati finanziari e prevenzione del riciclaggio e del finanziamento del terrorismo, prevenzione del riciclaggio di denaro e del finanziamento del terrorismo, sicurezza dei trasporti, tutela dell’ambiente)
• le segnalazioni di violazioni in materia di sicurezza nazionale, nonché di appalti relativi ad aspetti di difesa o di sicurezza nazionale, a meno che tali aspetti rientrino nel diritto derivato pertinente dell’Unione Europea

Le segnalazioni devono contenere elementi sufficientemente circostanziati, in modo da far emergere fatti e situazioni relazionati a contesti determinati (e.g. indicazione di nomi o qualifiche, di uffici specifici, di eventi particolari, etc.), al fine di consentire di procedere alle dovute ed appropriate indagini successive.

3) Soggetti legittimati a segnalare

Sono legittimati all’invio di segnalazioni di illeciti aziendali tutti i soggetti elencati all’ art. 3 del D. Lgs. n. 24/2023.

A titolo esemplificativo e non esaustivo la segnalazione può avvenire da parte di:

• personale di JHT Italia (dipendenti ed ex dipendenti, a tempo indeterminato e non, a prescindere dal rapporto contrattuale in essere, dirigenti, volontari, tirocinanti, retribuiti e non, etc.)
• azionisti, amministratori, membri degli organi societari e, più in generale, i soggetti che esercitano funzioni di amministrazione, direzione, controllo, vigilanza o rappresentanza
• liberi professionisti, consulenti, lavoratori autonomi, compresi quelli con rapporto di collaborazione che intrattengono rapporti con JHT Italia
• soggetti che agiscono per conto o nell’interesse di JHT Italia (e.g. intermediari ed agenti, distributori, partner commerciali, etc.)

4)  Canali a disposizione per effettuare una segnalazione

Il soggetto può effettuare una segnalazione:

• mediante lettera, preferibilmente raccomandata e utilizzando il “Modulo Segnalazione JHT- PWIST-01”, all’indirizzo: Carlo Travaglini, Via Fonte di Campo 4, 63100 Ascoli Piceno
• in forma orale, tramite colloquio di persona fissato entro un termine ragionevole, telefonata o messaggio vocale al numero 3294131668

Si suggerisce di prevedere che la segnalazione venga inserita in due buste chiuse, includendo, nella prima, i dati identificativi del segnalante, unitamente a un documento di identità, nella seconda l’oggetto della segnalazione; entrambe le buste dovranno poi essere inserite in una terza busta riportando, all’esterno, la dicitura “riservata al gestore della segnalazione”.

Il segnalante ha facoltà di allegare documenti, immagini (file elettronici) che reputa utili a sorreggere e/o integrare la segnalazione di illecito.

Qualora un altro soggetto nel contesto lavorativo di JHT Italia, diverso dall’Organismo di Vigilanza, dovesse ricevere una segnalazione in forma verbale o scritta (ad esempio il superiore gerarchico del segnalante), lo stesso ha l’obbligo di trasmettere la segnalazione medesima, con immediatezza (e comunque non oltre 7 giorni dalla ricezione) e in via esclusiva ai recapiti sopra indicati previa informativa al segnalante.

Fermo restando l’utilizzo preferenziale dei canali di segnalazione interna sopra descritti, nei casi di seguito indicati il segnalante potrà ricorrere a canali esterni istituti dall’ANAC:

• ove non è prevista, nel contesto lavorativo di riferimento, l’attivazione obbligatoria del canale di segnalazione interna, ovvero questo, anche se obbligatorio, non è attivo o, anche se attivato, non è conforme a quanto previsto dal Decreto Whistleblowing (e.g. in materia di modalità di presentazione delle Segnalazioni interne, di garanzia della riservatezza dell’identità del segnalante e degli altri soggetti tutelati, etc.)
• ove il Segnalante ha già effettuato una Segnalazione interna e la stessa non ha avuto seguito
• ove il Segnalante ha fondati motivi di ritenere che, se effettuasse una Segnalazione interna, alla stessa non sarebbe dato efficace seguito, ovvero che la stessa Segnalazione possa determinare il rischio di ritorsione
• ove il Segnalante ha fondato motivo di ritenere che la violazione possa costituire un pericolo imminente o palese per il pubblico interesse

5) Tempi di gestione

Entro il termine di 7 (sette) giorni la segnalazione viene presa in carico e il segnalante deve avere il riscontro attraverso un messaggio di avviso di ricevimento trasmesso mediante raccomandata.

Successivamente il soggetto gestore delle segnalazioni può interfacciarsi con il segnalante se reputa necessari eventuali approfondimenti oppure, se già in possesso di tutti gli elementi necessari, può dare riscontro al segnalante.

In ogni caso, anche qualora la segnalazione non costituisca un illecito e/o, risulti infondata o erroneamente presentata (per via dei suoi contenuti) su canale inidoneo, viene fornito un riscontro al segnalante entro 3 (tre) mesi dalla data di avviso di ricevimento.

6) Garanzie poste in essere da JHT Italia

Le procedure di segnalazione poste in essere da JHT Italia garantiscono, ai sensi del D. Lgs. 24/2023:

• la riservatezza dell’identità del segnalante, del segnalato e del contenuto della segnalazione; l’identità dell’autore della segnalazione non potrà essere rivelata in assenza del consenso dello stesso, salvo i casi previsti dalla legge
• la protezione del Segnalante e degli altri soggetti tutelati dalla norma da qualsiasi atto di ritorsione o discriminazione, diretta o indiretta, per ragioni connesse, direttamente o indirettamente, alla segnalazione
• l’indipendenza e l’autonomia dei soggetti coinvolti nella gestione delle segnalazioni
• l’elaborazione e la conservazione dei documenti e delle informazioni per il tempo strettamente necessario in conformità alla normativa

Le suddette garanzie e tutele in favore del segnalante sono condizionate alla buona fede del segnalante medesimo; pertanto, sono escluse in caso di accertato dolo (es., calunnia) o colpa grave. In particolare, si considera in buona fede il segnalante che effettua una segnalazione avendo fondato motivo di ritenere che le informazioni sulla violazione segnalata siano vere e rientrino nell’ambito previsto dalla normativa.

La violazione delle disposizioni aziendali in materia di gestione delle segnalazioni e del D. Lgs. 24/2023 è sanzionata secondo quanto previsto dal sistema disciplinare adottato dalla Società e/o da eventuali clausole contrattuali.

In particolare sono sanzionati:

• l’accertata effettuazione con dolo o colpa grave di segnalazioni infondate
• le condotte volte ad ostacolare o a tentare di ostacolare la segnalazione
• le condotte o gli atti ritorsivi
• la violazione della riservatezza del segnalante e degli altri soggetti previsti dal Lgs. 24/2023
• il mancato svolgimento delle attività di verifica ed analisi delle segnalazioni ricevute
• ogni altra violazione della citata normativa nonché delle indicazioni e delle direttive aziendali in materia

7) Conservazione della documentazione inerente alle segnalazioni

Ai sensi dell’art. 14 del D. Lgs. 24/2023, le segnalazioni e la relativa documentazione sono conservate per il tempo necessario al trattamento della segnalazione e comunque non oltre cinque anni a decorrere dalla data della comunicazione dell’esito finale della procedura di segnalazione.